Avec ce cas pratique notre blog d’entreprise va s’intéresser à une mission en cours au sein de la Caisse d’Epargne Midi Pyrénées. Nos consultants ont été sollicités pour accompagner la transition dans l’ère du digital via la numérisation des formulaires internes. On vous laisse découvrir notre rôle lors de cette mission et l’importance d’un bon accompagnement afin de réussir ce virage numérique.
Une digitalisation accrue des processus.
On entend par digitalisation le processus qui permet aux entreprises d’intégrer toutes les technologies digitales disponibles au sein de leurs activités.
Nous accompagnons la Caisse d’épargne Midi-Pyrénées dans la digitalisation de ses formulaires internes depuis plusieurs mois déjà. Cette transformation concerne toutes les agences de Midi-Pyrénées, soit plus de 20 départements différents, des achats aux contentieux en passant par le secrétariat général et touche plus de 1 500 collaborateurs.
Les enjeux de cette transition.
Pour notre client, l’enjeu principal de cette transformation digitale est de suivre le programme du plan stratégique de 2018/2020 : “travailler autrement”. Ce programme est axé sur le développement du mode collaboratif et du télétravail. Afin de réussir la mise en place de ce programme, la CEMP se doit de :
- Supprimer les supports papier et digitaliser 70 formulaires
- Challenger et harmoniser les pratiques et processus
- Déployer un outil corporate de workflow
Notre expertise facilitatrice de la transformation.
La raison pour laquelle la Caisse d’épargne Midi-Pyrénées nous a contacté et a choisi de nous faire confiance est simple : la qualité de notre accompagnement, nos ressources et nos compétences en tant que facilitateurs de transition afin de créer une solution corporate.
Concernant le pilotage et l’accompagnement de leur transition, la Caisse d’épargne Midi-Pyrénées nous a démontré une confiance 
totale. De manière opérationnelle nous avons piloté la refonte de 70 formulaires s’articulant autour de 4 activités principales (expression de besoins, support aux développements, tests et recettes et support démarrage). Cette digitalisation s’est construite autour d’interactions hebdomadaires avec des weekly report et des réunions mensuelles d’avancement du projet.
L’expertise d’ANTEI nous a permis de contourner les contraintes techniques imposées par l’outil afin de répondre pleinement aux besoins utilisateurs et proposer un workflow générique facilement adaptable à chaque situation :
- Ergonomie : un utilisateur visualise en un seul coup d’œil l’ensemble de ses notifications.
- Tâches génériques : les demandeurs renseignent, les délégataires donnent un avis, les experts valident et les mandataires statuent.
- Généralités : à chaque étape, pouvoir gérer des time out, associer des liens vers le référentiel documentaire, attacher des pièces jointes, …
- KPI : calculer des volumes, des lead time, des calculs spécifiques à partir de cases à cocher, …
Un véritable challenge pour ANTEI.
Cette mission est un énorme challenge pour notre cabinet : c’est la première fois que nous accompagnons un client de ce secteur avec autant d’acteurs impliqués. Ainsi, notre équipe a du se confronter à une réelle gymnastique intellectuelle afin de passer d’un sujet à un autre et d’une activité à une autre. Malgré un périmètre d’action au départ un peu flou et qui a nécessité un cadrage, notre rôle de facilitateur nous a permis de contourner les contraintes techniques imposées par l’outil. Nous également fourni un accompagnement complet afin de répondre pleinement aux besoins tout en proposant un workflow facilement adaptable.
Vous proposer des cas pratiques issus de nos collaborations clients sont l’occasion pour nous de vous exposer clairement les enjeux à l’oeuvre lors d’un projet de transformation tout en prenant du recul sur nos propres pratiques.
Comme la CEMP, vous avez besoin d’accompagnement au changement dans le cadre d’une digitalisation de formulaires internes ? Contactez-nous !